Pleo maakt het makkelijk om uw zakelijke betalingen goed te regelen met instelbare Mastercards voor al uw werknemers.

Usecase

Heeft u of werkt u voor een bedrijf waarin verschillende werknemers aankopen moeten doen? Dan weet u waarschijnlijk als geen ander dat bijhouden wie wat uitgegeven heeft een arbeidsintensief proces is:

De werknemers moeten toegang hebben tot een bedrijfscreditcard of betaalpas om een aankoop te kunnen doen
Ze moeten eraan denken om bonnetjes van de betalingen die zij doen aan te leveren
De betalingen en de bijbehorende bonnetjes moeten correct verwerkt worden in de boekhouding

Op veel punten in dit proces kan het misgaan.

Het Europese FinTech bedrijf Pleo biedt hiervoor een complete dienst die dit probleem voor bedrijven oplost:

Pleo levert virtuele en fysieke debetkaarten die u aan uw medewerkers kunt geven.
Alle uitgaven die met de Pleo Cards worden gedaan worden automatisch -inclusief bonnetjes- verwerkt.

In deze Pleo review leest u hoe Pleo werkt, voor wie het geschikt is en welke problemen het oplost!

Inhoud

Wat is Pleo?

Pleo is een Deens FinTech bedrijf dat het simpel maken van bedrijfsuitgaven als dienst levert.
Het bedrijf bestaat als sinds 2015, en is sinds 2022 beschikbaar voor de Nederlandse markt.
De kern van de dienst is de innovatieve app-gebaseerde onkostensoftware waaraan de Pleo betaalkaarten gekoppeld zijn. Een werknemer die een betaling doet kan direct met zijn telefoon een foto van het bonnetje aanleveren en Pleo zorgt ervoor dat alles bij elkaar op z’n plek terecht komt.

Bij de dienst ontvangt u Mastercard debit cards voor elke werknemer die betalingen moet kunnen doen, zowel een virtuele pas als een plastic pas. De virtuele creditcard is alleen geschikt voor online aankopen, terwijl de kaart met pas zowel online als offline gebruikt kan worden.

Pleo Dashboard

Alle uitgaven die uw werknemers doen met de Pleo cards, kunnen vanuit een gecentraliseerd dashboard worden beheerd. Dat betekent dat u uitgavenlimieten per werknemer kunt instellen, en in realtime kunt zien wat er gekocht wordt.

Bovendien kunnen de werknemers de aankoop tijdens de betaling aan een specifieke uitgavencategorie toewijzen, zodat het makkelijk is om een kostenoverzicht per project te verkrijgen.

Pleo biedt ook integratie met bekende boekhoudprogramma’s. Hiertoe behoren onder andere Visma, Microsoft Dynamics, en Quickbooks.

Hoe werkt Pleo?

Laten we kijken naar hoe Pleo in de praktijk werkt:

Pleo cards toekennen aan werknemers

Voor het integreren van Pleo in uw bedrijfsbetalingen moet u weten hoeveel van uw werknemers betalingen moeten kunnen doen. Dit kunnen werknemers zijn die inkopen moeten doen, maar ook bijvoorbeeld werknemers die veel onderweg zijn.

U kunt zoveel kaarten aan uw account toevoegen als u nodig heeft. (De eerste 3 werknemers zijn inbegrepen in de basisprijs, daarna betaalt u per werknemer een extra bedrag per maand.)

Uw Pleo-account opwaarderen

Met de Pleo Mastercards kan overal betaald worden waar Mastercard creditcards worden geaccepteerd, maar ze werken als debetkaarten. U moet dus zelf zorgen dat ze over toereikend saldo beschikken.

Dit doet u door geld over te maken naar uw Pleo-rekening die bij uw abonnement is inbegrepen.

Alle aankopen die gedaan worden met de Pleo kaarten binnen uw bedrijf worden van deze rekening afgeschreven.

Bestedingslimieten

U kunt een individuele uitgavenlimiet instellen voor iedere werknemer met een Pleo card. Als u bijvoorbeeld een maandelijks budget voor kantoorbenodigdheden hebt van €300, dan kunt u dit op een specifieke Pleo-kaart instellen. De werknemer die verantwoordelijk is voor deze inkopen kan dus nooit zomaar over dit budget heen gaan.

U kunt de uitgavenlimieten op elk moment verhogen of verlagen via het Pleo-account, mocht dit nodig zijn.

De zakelijke betaalkaarten gebruiken

Zoals reeds genoemd kunnen uw werknemers met de Pleo card overal betalen waar Mastercard geaccepteerd wordt. Wereldwijd en zowel online als in een fysieke winkel. Ook kan contant geld worden opgenomen bij een geldautomaat.

In de praktijk ziet dit er als volgt uit:

Als een werknemer een betaling doet met een Pleo bedrijfskaart, krijgt hij een melding van de Pleo app op zijn mobiele telefoon. Via deze melding kan hij de betaling aan een (door uw bedrijf gecreëerde) uitgavencategorie toewijzen.
Hierna wordt hem gevraagd een foto van het bonnetje te nemen. Het bonnetje wordt dan direct geüpload naar uw Pleo-account. Zo is de administratie meteen compleet en zijn verloren bonnetjes verleden tijd.

Middels dit geautomatiseerde proces zijn alle bedrijfsuitgaven altijd verantwoord.

Pleo App en web-gebaseerde opties

Om de functies van Pleo te kunnen gebruiken, moeten uw werknemers de Pleo-app op hun mobiele telefoon installeren. De app is gratis te downloaden, en compatibel met zowel Android- als iOS-apparaten.

Pleo is ook toegankelijk via een standaard desktop webbrowser. Dit is de makkelijkste optie voor het beheer van de rekening, zoals het bekijken van transacties en het installeren van kaartlimieten.

Voor wie is Pleo geschikt?

Pleo is geschikt voor zowel kleine als grote bedrijven. Of u nu een eenmanszaak bent of een MKB-bedrijf of een bedrijf met kantoren vol werknemers. Overal waar gewerkt wordt met bedrijfsbetalingen door meerdere personen.

Pleo is beschikbaar voor bedrijven in verschillende Europese landen waaronder Nederland en België.

Hoeveel kost Pleo?

Pleo biedt drie verschillende abonnementen aan.

Welk abonnement u kiest, hangt waarschijnlijk af van de behoeften van uw bedrijf, dus wij hebben hieronder enkele van de belangrijkste verschillen van elk abonnement op een rijtje gezet.

Prijzen van Pleo:

Starter

€ 0,- p/m

Het goedkoopste abonnement van Pleo is Starter. Dit abonnement is gratis en is inclusief maximaal 3 gebruikers (inclusief betaalkaarten).

Met het Starter pakket kunt u gebruik maken van de belangrijkste functies van Pleo, zoals uitgavenbeheer en administratie. U kunt bij dit pakket geen limiet per kaart instellen.

Essential

€ 45,- p/m

Wie meer functies nodig heeft kan gebruik maken van Essential. Dit pakket kost €45 per maand inclusief 3 gebruikers. Extra gebruikers kunnen tegen betaling worden toegevoegd.

Met Essential heeft u de beschikking over vrijwel alle functies van de Pleo software.

Advanced

€ 99,- p/m

Voor bedrijven die nog meer functionaliteit nodig hebben is er het Advanced abonnement. Dit kost €99 per maand inclusief 3 gebruikers.

Met het Advanced pakket krijgt u toegang tot de Pleo API, zodat u geautomatiseerde koppelingen kunt maken tussen uw bedrijfssoftware en Pleo.

Ook krijgt u de beschikking over een persoonlijke account manager die u ondersteuning kan bieden als dit nodig is.

Andere kosten bij Pleo

Bovenop uw maandelijkse abonnementskosten zijn er nog een aantal andere kosten waar u mogelijk mee te maken krijgt. Hier volgt een overzicht van de belangrijkste kosten:

Vervangende kaart

Als een kaart vervangen moet worden kost dit €10 bij een Starter abonnement of €5 bij een Essential of Advanced abonnement.

Contant geld opnemen bij een geldautomaat

Als een van uw werknemers geld uit een geldautomaat moet opnemen, kost dit €5 per keer bij een Starter abonnement. Bij Essential of Advanced is dit gratis.

Buitenlandse transacties

Als u uw Pleo-kaart gebruikt voor een betaling in een andere valuta dan die van uw rekening (EUR), dan betaalt u hiervoor een koersopslag.
Bij Starter is dit 2.49%, bij de overige abonnementen is dit 1.99%

Terugstorten van Pleo fondsen

Als u geld vanaf uw Pleo rekening wilt terugstorten naar uw bedrijfsrekening dan kost dit €29 bij een Starter pakket en €19 bij een Essential of Advanced pakket.

Is Pleo veilig?

Pleo wordt gereguleerd door de Deense Financiële toezichthouder en voldoet aan de Europese AVG wetgeving. Daarnaast is Pleo PCI DSS gecertificeerd, dit is de internationale standaard voor betalingsproviders.

Pleo biedt 24/7 fraudebescherming om ervoor te zorgen dat uw kaarten niet misbruikt worden.

Ook heeft u zelf de mogelijkheid om tijdelijk één, enkele of al uw kaarten te blokkeren als u oneigenlijk gebruik vermoedt. Dit doet u eenvoudig vanuit uw dashboard.

Pleo maakt deel uit van de Mastercard Zero Liability Policy, wat wil zeggen dat transacties die door misbruik zijn ontstaan worden vergoed.

Geld dat u op uw Pleo rekening stort wordt op een derdengelden rekening bewaard. Pleo of eventuele schuldeisers hebben hier geen toegang tot. Voor Nederlandse bedrijven geldt dat hun tegoed bij JP Morgan wordt gestald.